YHDISTYKSEN ASIAKIRJAT

YHDISTYKSEN SÄÄNNÖT

1. Yhdistyksen nimi on Turun Corgikerho ja kotipaikka Turku.

2. Yhdistyksen tarkoituksena on edistää ja tukea koiraharrastusta molempien corgirotujen osalta, tehdä tunnetuksi niiden ominaisuuksia ja monipuolisuutta, antaa valistusta koiranpitoon ja hoitoon liittyvissä asioissa ja tarvittaessa opastaa pennun ostajia/omistajia sekä toimia corginomistajien yhdyssiteenä Lounais-Suomessa.

3. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää kerhoiltoja ja muita yhteisiä kokoontumisia, retkiä, leirejä, tottelevaisuus-, agility-, näyttely- ja muuta koulutusta, järjestää näyttelyitä ja muita vastaavia tilaisuuksia.

4. Yhdistyksen varsinaisiksi jäseniksi voivat liittyä kaikki welsh corgi -roduista kiinnostuneet. Jäsenet hyväksyy hallitus. Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa.

Varsinaisilta jäseniltä perittävän jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.

Jos jäsen ei ole suorittanut erääntynyttä jäsenmaksua, toimii yhdistyksen sääntöjä tai tarkoitusperiä vastaan tai rikkoo eläinsuojelulakia, on yhdistyksen hallituksella oikeus erottaa hänet yksimielisellä päätöksellä.

Hallitus voi nimetä kunniajäseniä. Kunniajäseniltä ei peritä jäsenmaksua.

5. Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja vähintään neljä (4) ja enintään kuusi (6) varsinaista jäsentä.

Hallituksen jäsenten toimikausi on vuosikokousten välinen aika.

Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt.

Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään kolme (3) hallituksen jäsentä sitä vaatii.

Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuina on läsnä.

Asiat ratkaistaan yksinkertaisella ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan, ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

6. Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja rahastonhoitaja, jokainen erikseen yksin.

7.  Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.

Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimesitään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään viikkoa ennen vuosikokousta.

8. Yhdistyksen kokouksen kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään 2 viikkoa ennen kokousta sähköpostitse tai kirjeitse tai julkaisemalla se kerhon www-sivuilla.

9. Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-maaliskuun aikana. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten vaatii.

Yhdistyksen vuosikokoukseen tai mahdolliseen ylimääräiseen kokoukseen voi osallistua myös etänä reaaliaikaisella puhe ja näköyhteydellä, mikäli yhdistyksen hallitus on sen teknisesti mahdollistanut.

Yhdistyksen vuosikokouksesta sekä mahdollisesta etäosallistumismahdollisuudesta ilmoitetaan vähintään 2 viikkoa ennen kokousta kerhon www-sivuilla, sähköpostitse tai kirjeitse.

Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella varsinaisella jäsenellä yksi (1) ääni. Yhdistyksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaistaan vaalit arvalla. Muutoin päätökseksi tulee kokouksen puheenjohtajan kannattama mielipide.

10. Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

- Kokouksen avaus

- Valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi  ääntenlaskijaa

- Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

- Hyväksytään kokouksen työjärjestys

- Esitetään vuosikertomus, tilinpäätös ja toiminnantarkastajan lausunto

- Päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä

- Vahvistetaan toimintasuunnitelma, jäsenmaksun suuruus sekä tulo- ja menoarvio

- Valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet

- Valitaan yksi toiminnantarkastaja ja hänelle varahenkilö.

- Valitaan yhdistyksen viralliset edustajat kenneljärjestöjen kokouksiin.

- Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksessa käsiteltäväksi, on hänen siitä kirjallisesti ilmoitettava niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.

11. Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä äänestyksessä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa lahjoitetaan yhdistyksen varat Turun eläinsuojeluyhdistys - Åbo Djurskyddsförening ry:lle tai vastaavalle Turun alueella toimivalle rekisteröidylle yhdistykselle. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään varat samaan tarkoitukseen.

TIETOSUOJASELOSTE 2026

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 ja tietosuojalaki (1050/2018)

Päivitetty: 8.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

Turun Corgikerho ry
Kotipaikka: Turku
Verkkosivut: www.turuncorgikerho.com
Sähköposti: turuncorgikerho@gmail.com, tuck.jasensihteeri@gmail.com

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä Turun Corgikerho ry:n jäsensihteeriin.

Sähköposti: tuck.jasensihteeri@gmail.com

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Turun Corgikerho ry käsittelee henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

- Jäsenrekisterin ylläpitäminen ja jäsenyyksien hallinnointi
- Jäsenmaksujen laskuttaminen ja maksujen seuranta
- Jäsentiedotteiden ja yhdistyksen toimintaan liittyvien viestien lähettäminen
- Yhdistyksen kokousten ja muun toiminnan järjestäminen
- Tapahtumien ja koulutusten ilmoittautumisten käsittely
- Jäsenille myönnettävien terveystutkimustukien hakemusten käsittely ja maksaminen
- Yhdistyksen kirjanpidon ja muiden lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

Henkilötietoja käytetään vain asianmukaisiin ja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu käyttötarkoituksesta riippuen:

Jäsenyyden hoitaminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaiseen jäsenyyssuhteeseen liittyvien velvoitteiden toteuttamiseen.

Yhdistyksen hallinto ja toiminnan järjestäminen: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaiseen yhdistyksen oikeutettuun etuun, kun käsittely on tarpeellista ja oikeasuhtaista.

Kirjanpito ja lakisääteiset ilmoitukset: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen.

Tapahtumiin ilmoittautuminen ja terveystutkimustukien käsittely: GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b tai f alakohdan mukaiseen perusteeseen käsittelyn luonteesta riippuen.

Hallitus on vahvistanut käsittelyperusteet eri toimintojen osalta ennen selosteen julkaisemista. Jos tietoja käsitellään suostumuksen perusteella, siitä kerrotaan erikseen, samoin kuin oikeudesta peruuttaa suostumus.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenrekisterissä voidaan käsitellä:

- Jäsenen nimi
- Jäsentyyppi
- Postiosoite
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Jäsenmaksu- ja laskutustiedot
- Jäsenyyden alkamiseen ja päättymiseen liittyvät tiedot

Tapahtumien ja koulutusten yhteydessä voidaan käsitellä:

- Osallistujan nimi ja yhteystiedot
- Ilmoittautumistiedot
- Osallistumiseen ja mahdollisiin maksuihin liittyvät tiedot
- Osallistujan koiraa koskevia tietoja

Terveystutkimustukien yhteydessä voidaan käsitellä:

- Hakijan nimi ja jäsenyyden tarkistamiseen tarvittavat tiedot
- Hakijan tilinumero korvauksen maksamista varten
- Kennelliiton virallisiin terveystutkimuslähetteisiin liittyvät maksutositteet
- Koiran tunnistamiseen ja tuen kertaluonteisuuden tarkistamiseen tarvittavat tiedot
- Myönnetyn ja maksetun tuen määrä sekä maksupäivä

Henkilötunnuksia ei kerätä tavanomaista jäsenrekisterin ylläpitoa varten. Niitä voidaan käsitellä vain, jos käsittelylle on laillinen peruste ja se on tarpeellista esimerkiksi lakisääteisten ilmoitusten tekemiseksi.

6. Tietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen, yhteystietojen päivittämisen, tapahtumiin ilmoittautumisen ja terveystutkimustuen hakemisen yhteydessä.

Maksutietoja syntyy myös yhdistyksen omassa taloushallinnossa.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja luovutukset

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman asianmukaista perustetta.

Tietoja voidaan käsitellä yhdistyksen käyttämissä jäsenrekisteri-, sähköposti-, ilmoittautumis- ja taloushallintopalveluissa niiden tehtävien edellyttämässä laajuudessa.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää.

Käytössä olevat palveluntarjoajat ja mahdolliset tietojen vastaanottajat on yksilöitävä tai kuvattava riittävän täsmällisesti.

8. Henkilötietojen säilyttäminen

Turun Corgikerho ry säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan yhdistyksen toiminnan järjestämiseen tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Jäsenrekisterin tiedot säilytetään jäsenyyden ajan. Jäsenrekisteri päivitetään vuosittain, ja päättyneiden jäsenyyksien tarpeettomat henkilötiedot poistetaan rekisteristä.

Aikaisempien vuosien jäsenrekisterikopioita ei säilytetä pysyvästi, vaan tarpeettomat kopiot poistetaan turvallisesti.

Yhdistyksen kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisesti. Tositteet ja muu vastaava kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinpäätökset, kirjanpidot ja muut laissa erikseen määritellyt asiakirjat säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

Terveystutkimustukien maksutositteet säilytetään osana yhdistyksen kirjanpitoaineistoa. Mahdolliset erilliset koirakohtaiset tukien seurantatiedot säilytetään vain niin kauan kuin niiden käyttötarkoitus edellyttää.

Tapahtumailmoittautumisten henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tapahtuman järjestämiseen tai siihen liittyvien velvoitteiden hoitamiseen.

Säilytysaikojen päätyttyä tarpeettomat henkilötiedot poistetaan turvallisesti.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Turun Corgikerho ry:n jäsenrekisteriä ylläpidetään sähköisesti yhdistyksen jäsensihteerin hallinnassa olevalla tietokoneella. Tietokone ja rekisterin tiedot on suojattu salasanoin.

Jäsenrekisterin käyttöoikeus on ainoastaan jäsensihteerillä.

Yhdistyksen hallitus käsittelee taloudenhoitoon liittyvien tehtäviensä yhteydessä tarpeellisia henkilötietoja. Terveystutkimustukien maksujen hyväksymisen yhteydessä hallituksen tietoon tulevat tuen saajan nimi ja maksettava summa.

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja niiden käyttö rajataan yhdistyksen tehtävien hoitamisen kannalta tarpeelliseen laajuuteen.

Kirjanpitoaineisto ja siihen sisältyvät henkilötiedot säilytetään jäsensihteerin hallinnassa kirjanpitolain edellyttämän ajan.

10. Tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen siirtoja ei tehdä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

- Saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
- Tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
- Pyytää virheellisten tietojen oikaisemista
- Pyytää tietojen poistamista, kun poistamisen edellytykset täyttyvät
- Pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
- Vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
- Saada tietyissä tilanteissa tietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen
- Peruuttaa mahdollisesti antamansa suostumus

Oikeuksien soveltuminen riippuu henkilötietojen käsittelyn perusteesta ja tilanteesta.

Tietosuojaan liittyvät pyynnöt voi lähettää osoitteeseen:

tuck.jasensihteeri@gmail.com

Yhdistys vastaa pyyntöihin pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Tarvittaessa pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan asianmukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.

www.tietosuoja.fi

12. Henkilötietojen antamisen välttämättömyys

Jäsenyyden hoitamiseen tarvittavien perustietojen antaminen on edellytys jäsenyyden asianmukaiselle hallinnoinnille.

Tapahtumiin ilmoittautumisessa ja terveystutkimustukien hakemisessa pyydetään vain kyseisen asian käsittelemiseen tarvittavat tiedot.

Jos välttämättömiä tietoja ei toimiteta, yhdistys ei välttämättä voi käsitellä ilmoittautumista tai tukihakemusta.

13. Automaattinen päätöksenteko

Yhdistys ei käytä henkilötietoihin perustuvaa GDPR:n 22 artiklassa tarkoitettua automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

14. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Turun Corgikerho ry tarkistaa tietosuojaselosteen tarvittaessa ja päivittää sitä, jos henkilötietojen käsittely tai sitä koskeva lainsäädäntö muuttuu.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan yhdistyksen verkkosivuilla osoitteessa:

www.turuncorgikerho.com